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GAM a la vanguardia de la digitalización documental

Ricoh proporciona servicios de procesos empresariales a sus clientes, optimizando los procesos de producción de documentos para mejorar la eficacia empresarial. Ricoh implementó una solución digital de escaneo de documentos a archivo para GAM que se centra en el uso de los sistemas de impresión multifuncionales existentes de la empresa. GAM procesa más de 350.000 documentos al año con el software, lo que mejora considerablemente el flujo de información.

Gam Ricoh

Servicios para todo el ciclo de vida útil

La multinacional española GAM se especializa en servicios de maquinaria. GAM es una empresa que ofrece todo lo necesario en cuanto a servicios de equipamiento y que cuenta con una flota de más de 20.000 máquinas, entre las que se incluyen plataformas elevadoras, generadores y una amplia diversidad de equipos de manipulación de materiales. La gama de servicios de GAM incluye el alquiler, la compra y la venta de equipos usados y piezas de repuesto, mantenimiento, formación, gestión de activos y logística.

GAM está asociada con empresas de los sectores de logística, energía y medio ambiente, y colabora en proyectos de infraestructuras, gestión de aeropuertos, operaciones portuarias y eventos. Es la principal empresa de alquiler de maquinaria de España y se encuentra entre las 100 principales de todo el mundo. GAM emplea a más de 1.000 profesionales en 12 países y gestiona una red de más de 80 sucursales, que atiende a sus clientes mediante servicios integrales para todo el ciclo de vida útil de las máquinas.

Optimización de procesos de producción de documentos

La empresa cuenta con diversos procesos de producción de documentos clave para el negocio. Los contratos de alquiler en papel, compilados a nivel de sucursal, y los albaranes de entrega, firmados en el punto de entrega, deben ser visibles en toda la empresa, así que se enviaban a diario desde las sucursales de GAM a la sede central para su procesamiento. El envío por correo postal de estos documentos era costoso e ineficaz, y cualquier pérdida o retraso afectaba al negocio.

Ricoh proporciona servicios de procesos empresariales a sus clientes, optimizando los procesos de producción de documentos para mejorar la eficacia empresarial. En el caso de GAM, esto supuso la implementación de una solución digital que automatiza la captura y la distribución de documentos clave para el negocio. Para reducir los costes de inversión y simplificar la manipulación, el nuevo proceso digital utiliza los sistemas de impresión multifuncionales existentes de GAM.

Servicios de consultoría y revisión de procesos

Ricoh ya ofrecía a GAM servicios de gestión documental. A raíz de esto, Ricoh optimizó con éxito el entorno de impresión de la empresa, redujo los elevados costes de impresión y mejoró su eficacia operativa con la sustitución de los sistemas de impresión antiguos por una flota homogénea y gestionada de productos multifuncionales (MFP).

Los productos MFP de Ricoh permiten imprimir, copiar y escanear a color. La instalación de un único modelo ha permitido que los empleados que pasaban de una sucursal a otra estuvieran ya familiarizados con esta tecnología. Además, Ricoh se encargó de la supervisión de los dispositivos, de responder de manera proactiva a los avisos técnicos, y de reponer el tóner. Gracias a ello, los empleados de GAM obtuvieron acceso a una infraestructura de impresión más sólida y eficaz. Como parte de su oferta de Managed Document Services, Ricoh consulta de manera rutinaria a sus clientes acerca de la optimización de otros procesos relacionados con los documentos. Fue durante una de dichas revisiones cuando se trató por primera vez la captura y distribución digital de documentos. GAM reconoció que el envío de documentos por correo postal a la sede central para su procesamiento era un proceso costoso e ineficiente, y pidió a Ricoh una solución más eficaz.

Mejora del flujo de información

Ricoh implementó una solución digital de captura y distribución para GAM basada en las impresoras multifunción existentes de la empresa. El sencillo software de escaneo a archivo de Ricoh, al que se accede a través de la pantalla táctil de los equipos, crea copias en PDF indexadas de documentos y las carga automáticamente en el sistema centralizado de gestión de contenido (ECM) de GAM basado en Alfresco.

El software inteligente extrae los datos como texto, códigos de barras y casillas de verificación, y registra las firmas. Los datos se utilizan para indexar los documentos y garantizar que se procesan de acuerdo con el tipo de documento y el estado adecuados. El sistema de indexado basado en reglas puede, por ejemplo, identificar si un documento es un albarán o un contrato de cliente y si se ha firmado.

Con esta solución GAM procesa más de 350.000 documentos al año, lo que ha mejorado el flujo de información dentro de la empresa. Ahora los documentos se registran de manera precisa, están disponibles inmediatamente y se puede acceder a ellos con facilidad. Asimismo, GAM ha logrado ahorros significativos en cuanto a costes postales y administrativos, y ya ha amortizado la inversión.